5 парад, як заставацца прадуктыўным у свеце пастаянных перапынкаў

Звычайны работнік мае ўсяго 12 хвілін на задачу, перш чым яго перапыняць, і яму патрабуецца ў сярэднім 25 хвілін, каб аднавіць канцэнтрацыю.

Каліфарнійскі універсітэт у Берклі

У маркетынгу і продажах, здаецца, адцягненне ўвагі — гэта звычайная з'ява. Праца не проста цячэ па акуратных каналах; яна нас засыпае лішняй вагой. Пінгі Slack патрабуюць увагі ў паўслове, мабільныя абвесткі гудуць праз выпадковыя прамежкі часу, а апавяшчэнні на працоўным стале мігцяць у куце экрана, як быццам гэта надзвычайныя сітуацыі. Папярэднія прагляды электронных лістоў адцягваюць наш позірк, перш чым мы нават зразумеем, ці важнае паведамленне. А яшчэ ёсць... DMs, тэлефонныя званкі і разумныя прылады, якія падавалі напаміны і апавяшчэнні.

У выніку наш мозг пастаянна знаходзіцца ў рэжыме сартавання, спрабуючы ацаніць, які сігнал найбольш важны. Іншае даследаванне паказала, што работнікі правяраюць свае тэлефоны 58 разоў на дзень, што каштуе да 40% іх вытворчых магутнасцей. Нядзіўна, што даследаванне паказала, што сярэдні офісны работнік прадуктыўны на працягу усяго 2 гадзіны і 23 хвіліны ў дзень.

Аднак цалкам магчыма вярнуць кантроль. З дапамогай прадуманых сістэм вы можаце лёгка падвоіць сваю прадукцыйнасць. Вось пяць стратэгій, якія я выкарыстоўваю, каб захаваць канцэнтрацыю і паспець зрабіць больш у сучасных умовах бесперапынных перапынкаў.

Парада 1: Адключыце імгненны доступ

Першы крок — перастаць успрымаць кожнае апавяшчэнне як каманду. Я не адказваю на званкі, тэкставыя паведамленні, электронныя лісты ці паведамленні ў Slack адразу. Замест гэтага я наўмысна выдзяляю час на іх разгляд. Такім чынам, я кантралюю сваю ўвагу, а не перадаю яе пастаяннаму лічбаваму паляпванню па плячы.

Вы можаце рэалізаваць гэта з дапамогай інструментаў, якія ўжо ўбудаваны ў вашы прылады. Выкарыстоўвайце Просьба не турбаваць на вашым iPhone або ў рэжыме канцэнтрацыі на Mac/Windows падчас глыбокіх працоўных сесій. У Млявы, усталюйце свой статус і адключыце апавяшчэнні на гадзіну ці больш, калі вам трэба заставацца ў патоку. Спачатку гэта можа здацца ненатуральным, але людзі прыстасоўваюцца, калі разумеюць, што вы проста працуеце больш эфектыўна.

• Пакетныя адказыПравярайце электронную пошту і праграмы абмену паведамленнямі два-тры разы на дзень па раскладзе.
• Устанавіць межы тэлефоннай сувязі: Выклікі будуць перанакіроўвацца на галасавую пошту, пакуль вы не будзеце гатовыя.
• Выкарыстоўвайце ўбудаваныя інструменты: Уключыце рэжымы «Не турбаваць» або «Канцэнтрацыя ўвагі», каб адключыць перашкоды.

Прыблізная эканомія: 1 гадзіна штодня

Парада 2: Прапусціць поўнае прайграванне

Галасавыя паведамленні, доўгія ланцужкі перапіскі ў Slack і бясконцыя ланцужкі электронных лістоў паглынаюць каштоўны час. Мой падыход заключаецца ў тым, каб адразу пераходзіць да самага сутнага: хто звязаўся, што тэрмінова і які наступны крок. Калі я ведаю, што мне ўсё роўна давядзецца тэлефанаваць або адказваць, няма сэнсу слухаць ці чытаць кожнае слова.

З электроннай поштай і платформамі абмену паведамленнямі я бегла праглядаю ключавыя дэталі, а потым адказваю непасрэдна. Што тычыцца галасавой пошты, я не праслухоўваю паведамленне цалкам — калі я ведаю абанента, я адразу ж перазваню. Гэта можа здацца рэзкім, але гэта пазбаўляе мяне непатрэбных увагі і дазваляе мне хутчэй перайсці да асноўнай працы.

• Спачатку прасканіруйцеШукайце адпраўніка, тэрміновасць і неабходныя дзеянні.
• Прапусціць лішакНе пішыце доўгія паведамленні, калі непазбежны прамы адказ.
• Трэніруйце сваё колаПапрасіце калег быць лаканічнымі — зразумелыя тэмы лістоў, канкрэтныя запыты і індыкатары тэрміновасці дапамогуць.
• Тэлефануйце: Вы будзеце здзіўлены, наколькі ясным вы зможаце дасягнуць за 5 хвілін тэлефоннай размовы, а не за 30 хвілін перапіскі. Проста патэлефануйце!

Прыблізная эканомія: 30 хвілін штодня

Парада 3: Выкарыстайце час бяздзейнасці з дапамогай хады без выкарыстання тэхналогій

Замест таго, каб запаўняць час адпачынку яшчэ большай колькасцю экранаў, я выкарыстоўваю яго для прагулкі без тэхналогій. Нават дзесяць-дваццаць хвілін на свежым паветры дапамагаюць мне перазасяродзіцца і расставіць прыярытэты астатняй часткі дня. Хада — гэта не бяздзейнасць — гэта актыўная прастора для мыслення. Без тэлефона ці навушнікаў мой мозг натуральным чынам сартуе ідэі і арганізуе задачы.

Даследаванні хады і кагнітыўных здольнасцей паказваюць, што яна можа палепшыць творчыя здольнасці і рашэнне праблем. А ў сучаснай сядзячай інтэлектуальнай працы рух не толькі аднаўляльны — ён неабходны. Людзі былі створаны для працы не толькі за клавіятурай, і свядомая хада дапамагае нам зноў засяродзіцца на фізічным свеце.

• Заплануйце гэтаЗаплануйце ў сваім календары штодзённую прагулку, ідэальна ранняй ці сярэдняй палова дня.
• Адмоўцеся ад экранаПакіньце тэлефон дома або хаця б уключыце бязгучны рэжым.
• Прыярытэты для мысленняВыкарыстоўвайце прагулку, каб паразважаць, сартаваць свае задачы або пераасэнсаваць праблемы.

Прыблізная карысць: яснасць розуму, адноўленая канцэнтрацыя ўвагі, расстаноўка прыярытэтаў.

Парада 4: Навучыцеся казаць «не»!

Адзін з самых складаных навыкаў, якімі трэба авалодаць на сучасным працоўным месцы, — гэта не асваенне новага інструмента ці ўменне ісці ў нагу з тэхналогіямі, а ўменне казаць «не». сустрэчы часта застаюцца аднымі з найбольшых фактараў, якія зніжаюць прадукцыйнасць, але большая праблема заключаецца ў тым, наколькі лёгка мы згаджаемся на просьбы, праекты і абавязацельствы, якія не адпавядаюць нашым прыярытэтам.

Людзі створаны для таго, каб імкнуцца да прыналежнасці. Мы хочам падабацца, каб нас лічылі карыснымі, каб не расчароўваць іншых. Але гаварыць «так» на ўсё ў рэшце рэшт шкодзіць нам, асабліва ў прафесійным плане. Калі мы бярэм на сябе занадта шмат абавязацельстваў, мы распыляем сваю ўвагу, аслабляем сваю прадукцыйнасць і рызыкуем пацярпець няўдачу ў тым, што мае найбольшае значэнне.

Галоўнае — усвядоміць свае мэты, расставіць прыярытэты задач і дазволіць сабе адмовіцца ад таго, што ім не служыць. Калі на сустрэчы няма выразнага парадку дня, графіка або вызначаных вынікаў, не хадзіце на яе. Калі новы запыт на праект супярэчыць больш важным абавязацельствам, паведаміце свайму кіраўніку, кліенту або камандзе пра вашу бягучую нагрузку і папрасіце парады, які прыярытэт змяніць. Часцей за ўсё яны альбо пагодзяцца, што запыт можа адкласці, альбо перададуць яго камусьці іншаму.

Гаворка ідзе не пра складанасць — галоўнае — пра свядомасць. Навучыўшыся казаць «не», вы ствараеце прастору, каб сказаць «так» важнай працы.

• Удакладніць прыярытэтыБудзьце празрыстымі адносна таго, што ў вас на талерцы, і чаму гэта на першым месцы.
• Патрабаваць парадак дняСустрэчы без мэты не заслугоўваюць вашага часу.
• Абавязацельствы па часовых рамкахАбмяжуйце дыскусіі кароткімі, мэтанакіраванымі перапынкамі, а не працяглымі гадзінамі.
• Дэлегуйце, калі гэта магчымаКалі вы не той чалавек, хай гэта будзе належыць камусьці іншаму.
• Абараніце глыбокую працуЗаблакуйце ў календары час, калі запыты не змогуць вас запоўніць.

Прыблізная эканомія: 2 гадзіны ў суткі

Парада 5: Напішыце і падзяліцеся планамі дзеянняў

Неадназначнасць — адзін з найбуйнейшых крадзяжоў прадукцыйнасці. Вось чаму я ствараю планы дзеянняў для кожнага значнага праекта або супрацоўніцтва. У гэтых планах дакладна вызначаецца, хто адказны, які вынік і калі ён павінен быць выкананы. Затым я дзялюся планам з камандай, каб пазбегнуць блытаніны.

Гэтая практыка дазваляе пазбегнуць бясконцых электронных лістоў з удакладненнямі і прыцягвае ўсіх да адказнасці. Гэта таксама выдатны спосаб гарантаваць, што наступныя дзеянні будуць адбывацца ў кантэксце, а не выпадковымі, адцягваючымі ўвагу выбухамі пазней.

• ХтоКаму належыць задача або вынік.
• ШтоШто канкрэтна трэба даставіць.
• КаліДата і час завяршэння.
• Блокпосты: Зразумець, што перашкаджае.

Прыблізная эканомія: 30 хвілін штодня

Праца з дому супраць працы ў офісе

Асяроддзе мае значэнне. Даследаванні паказваюць, што дыстанцыйныя работнікі сутыкаюцца з перапынкамі прыкладна на 18% радзей, чым офісныя работнікі. Але абодва асяроддзі маюць свае ўнікальныя праблемы.

• Праца на хацеАддзяліце сваё працоўнае месца ад астатняй часткі дома. Па магчымасці выкарыстоўвайце асобны пакой і трымайце такія адцягваючыя фактары, як тэлевізар, абвесткі камеры Ring або хатнія справы, па-за сваёй працоўнай зонай. Выкарыстоўвайце рэжымы канцэнтрацыі ўвагі на сваіх прыладах, каб мінімізаваць перакрыццё паміж асабістым і прафесійным жыццём.
• Офіс:Адкрытыя планіроўкі вядомыя сваім шумам і перашкодамі. Абараніце сваю ўвагу з дапамогай навушнікаў з шумапрыглушэннем, выразных індыкатараў стану і выразання... не турбаваць блокі ў вашым календары.

Абодва асяроддзі карыстаюцца адным і тым жа прынцыпам: наўмысна ахоўвайце сваю ўвагу.

Выгада абароны вашай увагі

Гэтыя стратэгіі — адключэнне імгненнага доступу, прапуск поўнага прайгравання, вяртанне часу з дапамогай прагулак без выкарыстання тэхналогій, бязлітаснасць падчас сустрэч і абмеркаванне выразных планаў дзеянняў — могуць здацца дробязямі паасобку. Але разам яны радыкальна змяняюць вашу здольнасць выконваць значную працу.

У эпоху пастаянных перашкод здольнасць абараняць і накіроўваць сваю ўвагу з'яўляецца канкурэнтнай перавагай. Блакуючы час, кантралюючы межы выкарыстання прылад і ствараючы свядомыя рытмы ў сваім дні, вы можаце вярнуць страчаныя гадзіны прадукцыйнасці і ператварыць іх у значную і каштоўную працу.