Сустрэчы: Смерць амерыканскай прадукцыйнасці

Сустрэчы ў кампаніях каштуюць дорага, перашкаджаюць прадукцыйнасці і часта з'яўляюцца пустым марнаваннем часу. Вось тры тыпу сустрэч, якія шкодзяць прадукцыйнасці бізнесу і могуць нанесці непапраўную шкоду культуры:

• Сустрэчы, каб пазбегнуць адказнасці. Хутчэй за ўсё, вы нанялі кагосьці адказнага, каб зрабіць працу. Калі вы праводзіце сустрэчу, каб прыняць рашэнне за іх… або, што яшчэ горш… каб адабраць у іх рашэнне, вы робіце памылку. Калі вы не давяраеце чалавеку выканаць працу, звольніце яго.
• Сустрэчы для распаўсюджвання кансенсусу. Гэта крыху па-іншаму ... звычайна прытрымліваецца асобы, якая прымае рашэнні. Ён ці яна не ўпэўнены ў сваім рашэнні і баяцца наступстваў. Праводзячы сустрэчу і дасягаючы кансенсусу ад каманды, яны хочуць распаўсюдзіць віну і паменшыць сваю адказнасць.
• Сустрэчы, каб мець сустрэчы. Няма нічога горш, чым перапыніць чыйсьці дзень на штодзённую, штотыднёвую або штомесячную сустрэчу, дзе няма парадку дня і нічога не адбываецца. Гэтыя сустрэчы неверагодна дарагія для кампаніі, часта каштуюць тысячы долараў кожная.

Кожная сустрэча павінна мець мэту, якую немагчыма дасягнуць самастойна… магчыма, мазгавы штурм, перадача важнага паведамлення або разбіўка праекта і размеркаванне задач. Кожная кампанія павінна ўсталяваць правіла - сустрэча без мэты і парадку дня павінна быць адмоўлена запрошаным.

Чаму сустрэчы адстой

Чаму сустрэчы адстойныя? Якія крокі вы можаце зрабіць, каб зрабіць сустрэчы прадуктыўнымі? Я паспрабаваў адказаць на ўсе гэтыя пытанні ў гэтай гумарыстычнай (але шчырай) прэзентацыі на сустрэчах, якія я праводзіў каля дзесяці гадоў таму.

Гэта пашыраны выгляд прэзентацыі, якую я рабіў асабіста. Гэтая прэзентацыя на сустрэчы прыязджаў на некаторы час, я напісаў пра сустрэчы і прадукцыйнасць у мінулым. Я наведаў мноства сустрэч, і большасць з іх былі стратай часу.

Пачынаючы ўласную справу, я выявіў, што дазваляю шмат часу высмоктваць з графіка на сустрэчах. Цяпер я значна больш дысцыплінаваны. Калі ў мяне ёсць праца альбо праекты, я пачынаю адмяняць і пераносіць сустрэчы. Калі вы кансультуеце іншыя кампаніі, ваш час - гэта ўсё, што ў вас ёсць. Сустрэчы могуць з'есці гэты час хутчэй, чым амаль любы іншы занятак.

Ва ўмовах эканомікі, дзе прадукцыйнасць павінна павялічвацца, а рэсурсы зніжаюцца, магчыма, вы хочаце прыгледзецца да сустрэч, каб знайсці магчымасці палепшыць і тое, і іншае.

Некаторыя людзі чухаюць галаву, калі я спазняюся на сустрэчу або чаму я адмаўляюся ад іх сустрэч. Яны думаюць, што гэта груба, што я магу з'явіцца позна ... ці не з'явіцца зусім. Яны ніколі не прызнаюць, што я ніколі не спазняюся на годную сустрэчу. Я думаю, што гэта няветліва, што яны правялі сустрэчу або запрасілі мяне ў першую чаргу.

10 правілаў сустрэч

1. Годныя сустрэчы павінны быць парадак дня гэта ўключае ў сябе, хто прысутнічае, чаму кожны з іх там і якая мэта сустрэчы.
2. Годныя сустрэчы называюцца пры неабходнасці. Сустрэчы, якія маюць паўторны графік, павінны быць адменены, калі на сустрэчы ў гэты дзень няма мэты, якая будзе дасягнута.
3. Годныя сустрэчы збіраюць правільныя розумы для працы каманда вырашыць праблему, распрацаваць план або рэалізаваць рашэнне. Чым больш людзей запрашаюць, тым складаней дасягнуць кансенсусу.
4. Годныя сустрэчы - гэта не месца атакаваць або спрабаваць збянтэжыць іншых удзельнікаў.
5. Годныя сустрэчы - гэта месца павага, уключэнне, камандная праца і падтрымка.
6. Годныя сустрэчы пачынаюцца з набору мэтаў завяршыць і скончыць планам дзеянняў, хто, што і калі будзе выконваць працу.
7. У годных сустрэч ёсць члены, якія захоўваюць тэма на правільным шляху, каб калектыўны час усіх членаў не быў марныраваны.
8. Годныя сустрэчы павінны мець пазначэнне размяшчэнне што загадзя вядома ўсім удзельнікам.
9. Годныя сустрэчы - гэта не месца, дзе можна пазбягаць асабістай адказнасці за сваю працу і спрабаваць гэта зрабіць прыкрыць зад (гэта электронная пошта).
10. Годныя сустрэчы - гэта не месца, дзе трэба паказвацца і спрабаваць атрымаць аўдыторыю (гэта канферэнцыя).

Як правесці прадуктыўную сустрэчу

Шмат гадоў таму я прайшоў курс лідэрства, дзе нас вучылі ладзіць сустрэчы. Гэта можа здацца смешным, але выдаткі на сустрэчы з буйнымі арганізацыямі значныя. Аптымізуючы кожную сустрэчу, вы зэканомілі грошы, вярнулі час асобным людзям і пабудавалі свае каманды, а не нашкодзілі ім.

На сустрэчах каманд адбыліся:

• Лідэр – чалавек, які праводзіць сустрэчу з пэўнай мэтай або мэтамі.
• Пісец – асоба, якая дакументуе запіскі сходу і план мерапрыемстваў для распаўсюджвання.
• Хронометраж – асоба, якая адказвае за тое, каб паседжанне і асобныя яго сегменты своечасова выконваліся.
• брамнік – асоба, якая адказвае за захаванне тэмы сустрэчы і асобных яе сегментаў.

Апошнія 10 хвілін кожнай сустрэчы выкарыстоўваліся для распрацоўкі Plan d'action . План дзеянняў меў тры калонкі – Хто, што і калі. У кожным дзеянні было вызначана, хто будзе выконваць працу, якія вымерныя вынікі і калі яны атрымаюць яе. Задачай лідэраў было прымусіць людзей адказваць за ўзгодненыя вынікі. Увёўшы гэтыя правілы для сустрэч, мы пераключылі сустрэчы з перапынкаў і пачалі рабіць іх прадуктыўнымі.

Я хацеў бы прапанаваць вам падумаць аб кожнай сустрэчы, якую вы праводзіце, ці прыносіць яна прыбытак, ці з'яўляецца яна прадуктыўнай і як вы імі кіруеце. Я выкарыстоўваю планаванне сустрэчы і часта задаюся пытаннем, колькі сустрэч у мяне было б, калі б людзі, якія мяне запрасілі, павінны былі заплаціць крэдытнай картай, каб запланаваць іх! Вы б усё яшчэ мелі яго, калі б вам прыйшлося аплачваць наступную сустрэчу са свайго заробку?